Que es el Comité de Archivo

Es un órgano interno de la entidad, de carácter asesor en todos los aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los documentos de una entidad.

Importancia

El Comité de Archivo ocupa importancia en el marco de las decisiones que se relacionan con los procesos administrativos y operativos de los documentos que recibe y genera una empresa. Debe establecer la simplificación del papeleo inútil, la duplicidad y conservación de documentos innecesarios, que se traducen en un ahorro considerable de dinero, esfuerzos y recursos que favorecen a la empresa

Objetivo

Objetivo principal del Comité de Archivo es la unificación de criterios y la normalización de procedimientos que abarquen la producción de documentos, número de copias, formatos y papelería a utilizar en cada trámite, manejo de correspondencia externa e interna, lugar y tiempo e conservación de archivos, etc.

Funciones

1. Proponer la adopción de políticas y normas que coadyuven al manejo eficiente de los documentos que produce la entidad y asesorar la redacción del Manual de Procedimientos.

2. Asesorar y dar respuesta a las consultas que sobre el manejo y administración de los documentos y archivos se formulen. 

3. Proponer y coordinar programas de evaluación de documentos, con el objeto de definir la vida útil de los mismos. 

4. Recomendar la elaboración de las Tablas de Retención de Documentos, su conservación y destino final. 

5. Seleccionar y definir el medio de destrucción de los documentos, con base en las disposiciones legales vigentes. 

6. Asesorar a la entidad en la selección de tecnologías para conservación de documentos tales como la micro filmación, el almacenamiento en disco compacto (CD-ROOM), disco óptico, información por imagen, etc. 

7. Propender por la capacitación y actualización del personal de archivo y de las dependencias productoras de documentos. 

8. Registrar las decisiones tomadas en cada reunión. 

9. Vigilar el cumplimiento de las normas establecidas.   

Integrantes

-Gloria Patricia Rave Iglesias
 Secretaria General
 Presidente

-Ariel Ramos Cerdas
 Director de control interno

-Carlos Alberto Zuñiga Orrego
 Director Gestión Documental
 Secretario

-Javier Ignacio Londoño Ochoa
 Director Gestion Tecnologia

-Javier Muricio Zuluaga Restrepo
 Director de planeacion y efectividad